Google arruinó las carpetas compartidas completamente arruinadas en la unidad (actualización: solución alternativa, Google Shares a largo plazo)

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  • Solución alternativa, Google comparte un plan a largo plazo

Hace varias semanas, Google implementó un cambio en Drive que le permite crear accesos directos a archivos y carpetas. La función se ha estado probando desde agosto de 2019 y su objetivo es ayudarlo a organizar mejor los archivos y carpetas compartidos sin duplicarlos, lo que le permite ahorrar almacenamiento y reducir la redundancia y la confusión cuando mueve cosas. Sin embargo, esta mejora aparentemente benigna ha arruinado por completo las carpetas compartidas para cualquiera que sincronice Drive localmente con su PC o Mac.

Solo las carpetas compartidas recientemente se ven afectadas, por ahora

La regresión de características aún no es visible si está trabajando con carpetas que ya se han compartido y organizado. Por lo tanto, si su familia, grupo de amigos, equipo o empresa ya usa algunas carpetas compartidas, no se verán afectadas hasta septiembre de 2020, fecha en la que las carpetas y los archivos compartidos se cambiarán automáticamente a accesos directos para todos excepto para el propietario original.

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Es probable que ese alivio temporal sea la razón por la que muchos de nosotros no notamos el cambio. Para verlo en acción, debes intentar compartir un archivo o carpeta ahora. Del lado del remitente, nada cambia, pero del lado del destinatario, las cosas son completamente diferentes de lo que solían ser.

Este artículo y el cambio que describe se aplican a las personas que usan Google Drive y carpetas compartidas, ya sea en cuentas personales de Google o en cuentas de G Suite. Sin embargo, si es usuario de G Suite, Google recomienda algo completamente diferente de los archivos y carpetas compartidos básicos, y que no debería verse afectado por este cambio: Shared Drives y Drive File Stream. File Stream puede ser más tedioso de implementar, pero tiene ventajas sobre Backup & Sync y es más adecuado para un entorno profesional. Puede obtener una breve explicación de los beneficios en esta discusión que tuve con realtestman en nuestra sección de comentarios a continuación.

Qué está cambiando en la web

En la web, el cambio a accesos directos es meramente estético desde la perspectiva del usuario. Siempre que esté en línea, al hacer clic en un archivo o carpeta recibidos, se abren como solía hacerlo. Sin embargo:

  • la opción para "Moverlos" a nuestra unidad está atenuada
  • la opción "Agregar a Drive" ahora es "Agregar acceso directo a Drive"
  • Arrastrarlos y soltarlos en su unidad también crea un acceso directo.
  • Editar: si resalta el archivo y escribe Shift+Z en su teclado, se le debería ofrecer la opción anterior para moverlo a su unidad. Ver nota de actualización al final de la publicación.

Arriba : "Mover" o "Agregar" a Drive ya no es posible. Solo puede agregar un acceso directo. Abajo : incluso arrastrar y soltar crea accesos directos.

Cuando están en su unidad, los íconos tienen una flecha de acceso directo para diferenciarlos de los archivos y carpetas que posee.

El beneficio aquí es que puede crear tantos accesos directos como desee, por lo que puede acceder rápidamente a un archivo o carpeta compartida desde múltiples lugares dentro de su unidad sin duplicarlos. A cualquiera que disfrute de la jerarquía y la organización le encantará esto. La propiedad de los archivos también es más clara por parte de Google: un archivo, un propietario, un lugar. Menos problemas de sincronización, menos errores cuando las personas hacen modificaciones por su parte. Según la documentación de la empresa, este aspecto parece ser el principal motivador del cambio.

efectos secundarios interesantes

La ecuación de un archivo es igual a una ubicación original requiere que los usuarios de Drive ajusten su forma de pensar acerca de compartir y mover cosas. Por ejemplo, estas son dos consecuencias que tienen sentido en este nuevo paradigma, pero en las que nunca habías tenido que pensar antes:

  • Si eres el propietario de un archivo en Drive y lo mueves de Drive a una carpeta compartida donde eres un destinatario (y no el propietario), ese archivo se ya no ser tuyo seguirá siendo tuyo, pero no se guardará en tu Drive. Todavía tiene el control de los privilegios de acceso y puede moverlo, y si el propietario de la carpeta compartida elimina esa carpeta, su archivo se repatria a su unidad.
  • Si el propietario de una carpeta compartida le dio el privilegio de mover cosas y mueve un archivo de la carpeta compartida a su unidad, las personas con las que se comparte perderán el acceso. El archivo ya no obedece a la regla de compartir desde su carpeta principal porque ya no está allí.

Drive le advertirá sobre esto, pero puede hacer clic sin leer la advertencia o darse cuenta de lo que significa.

Cómo se traduce esto en su computadora

Ahora piense en esos archivos y carpetas que elige sincronizar localmente con su computadora. Si tiene una PC o Mac, probablemente use Copia de seguridad y sincronización de Google para hacer que una parte o la totalidad de su unidad sea accesible directamente desde su explorador de archivos.

Con los accesos directos, los archivos de tipo Google (como Google Docs, Sheets, Slides) y los archivos que no son de Google no se ven afectados cuando se sincronizan localmente. Los primeros requieren que esté en línea, independientemente de si se trata de un archivo adecuado o un acceso directo, y los segundos se sincronizan incluso si son accesos directos.

El último punto necesita ser aclarado más porque me sorprendió. Digamos que alguien compartió conmigo un archivo "Shared Excel.xlsx". Desde la web de Google Drive, creé un acceso directo para ese archivo en mi unidad. Luego abrí la carpeta Drive en mi PC y vi que el archivo estaba completamente sincronizado, no como un acceso directo, sino en su totalidad. Esto fue inesperadamente agradable. Solo para estar seguro, apagué el acceso a Internet y abrí el archivo. Todo funcionó. Todos los cambios que hice se sincronizaron una vez que volví a estar en línea.

Final del destinatario: Excel compartido (archivo completo), Google Doc (acceso directo, no importa) y carpeta (acceso directo).

Las carpetas están arruinadas

Sin embargo, mire esa carpeta recibida. Es un simple enlace .gshortcut . No puedo abrirlo como cualquier otra carpeta, no puedo mirar dentro, no puedo sincronizar nada en él.

Si me desconecto y trato de abrirlo, el dino de Chrome me golpea. No tengo acceso a nada en él. El hecho de que aparezca como un acceso directo compartido en mi navegador de archivos es todo lo que obtengo de él. Es apenas un recordatorio de que hay una carpeta, en algún lugar, que alguien compartió conmigo.

Cuando estoy desconectado, esto es lo que veo de la carpeta compartida.

Tenga en cuenta que esto sucede a pesar de que Backup and Sync está configurado para sincronizar todo en mi PC. No hay configuración para sincronizar carpetas compartidas, e incluso si cambio a "Sincronizar solo estas carpetas", la carpeta de acceso directo no aparece en la lista. Simplemente no se reconoce como una carpeta. Todo el problema desaparecería si así fuera.

Ahora imagine que es miembro de una familia, un equipo pequeño o cualquier grupo que dependa de carpetas compartidas en Google Drive. El propietario de una carpeta sigue funcionando con normalidad, todos los demás:

  • necesita estar en línea para ver qué hay dentro de la carpeta y qué modificaciones han hecho otros usuarios
  • no pueden hacer que los archivos dentro de la carpeta se sincronicen automáticamente en segundo plano con su computadora, por lo que no tienen fácil acceso a la última versión
  • tiene que descargar manualmente cualquier archivo que no sea de tipo Google cada vez para verlo o editarlo, luego volver a cargarlo (los archivos de tipo Google no se ven afectados porque se editan en vivo)
  • tiene que ir al sitio web de Drive para mover un archivo local desde su computadora a la carpeta compartida; no puede hacerlo desde su explorador de archivos, lo cual era posible antes
  • también tiene que ir al sitio web de Drive para mover un archivo de Drive de su propiedad a esa carpeta compartida. Pero cuando los cambios se sincronizan localmente con su computadora, ese archivo, que estaba en su máquina, desaparece, puf, se elimina. Solo se puede acceder desde ese acceso directo a la carpeta Dang. En la web, está claro que siguen siendo los dueños, pero localmente, que no importa muy poco porque el archivo ahora pertenece a otra estructura. Editar: consulte la sección "Efectos secundarios interesantes" más arriba para obtener más información.

En pocas palabras, el acceso local a las carpetas está completamente nerfeado.

Esto es alucinante. Ningún otro servicio de almacenamiento en la nube y aplicación de sincronización hace las cosas de esta manera, que yo sepa. Dropbox, One Drive y otros simplemente tratan las carpetas como carpetas. El contenido se muestra en su computadora, independientemente de si es el propietario o el destinatario. Todos los cambios se sincronizan. Todo es accesible sin conexión.

Solución tediosa… y ni siquiera

La única forma que encontré para eludir esta limitación de carpetas compartidas en mi PC fue abrir la carpeta en la web de Google Drive y crear accesos directos individuales para cada archivo dentro de mi unidad. De esa manera, estoy tratando con accesos directos a archivos y no a carpetas, que son más indulgentes, como expliqué anteriormente con la historia de "Shared Excel.xlsx". Editar: Google incluso recomienda esto como una "alternativa" en su documentación.

El problema con esta solución, además de lo tedioso que es básicamente recrear la estructura de carpetas compartidas inicial en su extremo con accesos directos de archivos individuales, es que cualquier archivo que alguien agregue más tarde (el propietario, yo u otras personas) no se sincronizará y cualquier cambio en la estructura de carpetas no se sincronizará. Tendría que ir y verificar dos veces las cosas de vez en cuando para asegurarme de que no me estoy perdiendo nada.

Chrome OS y Android no se ven afectados en gran medida

Chrome OS solo tiene una limitación

Probé los mismos archivos y carpetas compartidos en mi Pixelbook y noté que las cosas siguen siendo prácticamente iguales. Todavía puedo abrir accesos directos de carpetas compartidas y ver su contenido sin ser redirigido a Drive en la web.

Arriba : Carpeta y archivos compartidos dentro de mi unidad. Abajo : abriendo el acceso directo de la carpeta compartida para ver su contenido.

También puedo hacer que todo esté disponible sin conexión, excepto los archivos de tipo Google (Docs, Sheets, Slides). Eso incluye carpetas también. Sin embargo, hay una restricción: no puedo mover un archivo desde mi Drive o mi computadora al acceso directo de la carpeta compartida. Esto solía ser posible antes con las carpetas compartidas normales. Necesito ir a Drive en la web para cargar cualquier archivo en esta carpeta compartida.

Arriba : hacer que una carpeta esté disponible sin conexión. Inferior : no se puede mover un archivo a un acceso directo de carpeta compartida.

Finalmente, si trato de mover un archivo desde dentro de una carpeta compartida a mi unidad, crea una copia y conserva el original. Tal vez recuerdes que en la web me deja moverlo pero me avisa que estoy a punto de quitarle el acceso a otras personas.

Cállate… Android todavía te permite mover correctamente las carpetas compartidas

Ya no es un secreto, pero si quieres evitar esta tontería durante los próximos meses hasta septiembre de 2020, tengo un pequeño consejo para ti. Todavía es posible mover carpetas compartidas correctamente a su Google Drive en la aplicación de Android. Estoy usando Drive v2.20.121.04 y está ahí, pero podría eliminarse en una versión posterior, así que aquí está el archivo APK si desea instalarlo manualmente. Todavía debería funcionar hasta que Google arruine las cosas al cambiar todas las carpetas a accesos directos en el extremo del servidor en septiembre. Editar: consulte la nota de actualización al final de la publicación para obtener una solución similar de la web.

En la aplicación de Android, vaya a la pestaña Compartir (tercera pestaña) y toque el menú de tres puntos a la derecha de cualquier archivo o carpeta recibidos. Desplácese hacia abajo y busque la opción Mover , debajo de Agregar acceso directo a mi unidad . Es sorprendente que se haya cambiado el nombre del menú contextual, como en la web, pero la opción de mover no ha desaparecido como está allí. Bueno, la inconsistencia de Google es útil por una vez.

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El menú de archivos/carpetas compartidos todavía incluye la opción "Mover".

Esto le permite replicar el antiguo comportamiento de los archivos y carpetas compartidos. En las capturas de pantalla a continuación, puede ver los nuevos accesos directos, así como los duplicados sin el icono de acceso directo. En el móvil, realmente no hay diferencia, pero estas carpetas compartidas se comportarán como carpetas reales en su computadora, con acceso local completo, y así es como evita el problema… temporalmente.

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Izquierda : Archivos y carpetas compartidos como accesos directos. Derecha : al usar la opción "Mover", obtengo duplicados que no son atajos.

Además de esta peculiar omisión por parte de Google, las cosas permanecen relativamente sin cambios en Android, incluso cuando se trata de accesos directos. Puede hacer que los archivos estén disponibles sin conexión (ya sea de tipo Google o no), pero no las carpetas, aunque puede hacer que todos los archivos dentro de una carpeta estén sin conexión manualmente. Observe cómo esto es diferente de Chrome OS, donde las carpetas se pueden hacer sin conexión, pero los archivos de tipo Google no. Cada vez que creo que he terminado con las discrepancias, descubro una nueva.

Puede mover o cargar archivos a un acceso directo de carpeta compartida, lo que no importa en el dispositivo móvil, pero afectará su acceso si sincroniza con su computadora. También puede mover archivos fuera de una carpeta compartida, pero al igual que en la web, esto elimina el acceso de todos los demás.


Después de 1800 palabras y docenas de inconsistencias y sorpresas, queda muy claro que este cambio de atajo no es benigno. Esencialmente, pasamos de "esta es una carpeta, la compartí, listo" a un desorden confuso y un sistema de atajos que me tomó horas desenredar… y creo que aún no descubrí todos los problemas. Es tan confuso que al principio pensamos que toda esta situación era un error, pero nos comunicamos con Google, que nos confirmó que este era el comportamiento esperado.

Ahora imagina tener que explicar todo esto a tu familia, amigos o miembros del equipo (en este último caso, si no estás usando Share Drives y File Stream): "Bueno, Joe, no, no puedes ver el Excel mensual". informe en su PC porque está dentro del acceso directo a la carpeta. No, no se sincroniza con su computadora, es una carpeta pero no una carpeta. Simplemente haga clic en él. Sí, el archivo está allí en Chrome (ojos en blanco). Espera, Joe , ¿has sacado el archivo? Todo el mundo ha perdido el acceso. Maldita sea, Joe. Muévelo hacia atrás. Vale, ahora descárgalo. Lo sé, no tiene sentido. Por favor, no toques nada de tu ordenador o teléfono. Tienes dos días para agregar los números de su división en la hoja que descargó. Cuando haya terminado, cargue la nueva versión. Lo sé, tampoco tiene sentido. Sí, buscaremos obtener una licencia de Office 365 el próximo mes".

Comparativamente, todos los demás servicios de almacenamiento en la nube todavía tratan las carpetas como carpetas y logran hacerlo sin quejarse de archivos duplicados y privilegios de uso compartido.

Aunque entiendo cómo las cosas son más fáciles para Google con este nuevo enfoque, las ramificaciones (aunque en su mayoría lógicas) son simplemente demasiado confusas. Capa tras capa, entre risas me pregunté si un ingeniero diseñó este sistema y pensé que tenía mucho sentido, pero olvidé que los usuarios habituales tendrían que adoptarlo. O tal vez los desarrolladores de Drive olvidaron que existen PC y Mac, y pensaron que todos tienen acceso a un Chromebook con una conexión rápida a Internet todo el tiempo. También podría ser una teoría de conspiración para desalentar el uso de archivos de Documentos/Hojas de cálculo/Presentaciones que no sean de Google en Drive, porque esos archivos son los más afectados cuando están dentro de carpetas compartidas.

ACTUALIZACIÓN: 2020/04/10 3:15 a. m. PDT POR RITA EL KHOURY

Solución alternativa, Google comparte un plan a largo plazo

Gracias a los comentarios de nuestros lectores y al aporte de Remy Burger de Google, esta publicación se actualizó para reformular y aclarar algunos puntos, específicamente con respecto a la propiedad de los archivos y las consecuencias para las empresas y los usuarios de G Suite. Remy también compartió con nosotros una solución alternativa y el plan a largo plazo del equipo de Drive.

En primer lugar, aún puede mover archivos y carpetas compartidos a su unidad, incluso en la web (sin necesidad de la aplicación de Android), pero la opción está oculta detrás de un atajo de teclado. Vaya a la sección Compartido conmigo , resalte los archivos o carpetas compartidos que desea mover y escriba Shift+Z en su teclado. Verá el menú de movimiento anterior y podrá elegir dónde colocar esas carpetas. En su PC, se sincronizarán y se comportarán como antes, sin atajos. Puede encontrar más información aquí, y siempre puede escribir ? en Drive para que aparezca la lista de métodos abreviados de teclado si olvida este.

Shift+Z muestra el antiguo menú Mover, lo que le permite agregar carpetas compartidas a su unidad.

Finalmente, Remy reveló que el equipo de Drive "mantendrá este comportamiento [Shift+Z] para las carpetas hasta que tengamos una solución sólida para sincronizar las carpetas compartidas". Creo que eso ayuda a apaciguar nuestros temores colectivos sobre el cambio. Como mencioné anteriormente en la publicación, muchos problemas se resolverían una vez que Backup and Sync de Google comenzara a reconocer los accesos directos como carpetas y los sincronizara como tales. Todavía tendrá que explicar a los demás cómo afecta el cambio dónde "están" los archivos y cómo se pueden revocar los privilegios de uso compartido si mueven un archivo sin darse cuenta, pero la mayor parte de nuestras quejas sobre este nuevo sistema desaparecerán. Con suerte, Google encuentra una solución para sincronizar carpetas compartidas rápidamente.

Gracias: Elliot Rees, toineenzo

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